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基于社交网络的校友信息管理研究

2014-10-08 09:50:24人浏览

对国内外高校来说,校友资源对高校的发展建设有着不可替代的重要作用,有效地把校友资源整合起来,对高校的建设和发展具有重要意义,是高校工作的重要组成部分。而校友信息管理一直以来是国内各高校为难的话题,其主要因素是:手工报表管理及统计信息失真,校友联络信息变更频繁,校友流失率高;没有强有力的组织机构,将分布在各地的校友合理组织起来,形成强大的再扩散传播网络,由校友支援的招生转化率低;校友毕业以后,其后续获得的强大资源、人脉网络无法被协调整合、有效利用起来,人际关系受时间、地点、地域的影响,大量流失;多数校友无法继续与学校保持互动,不能实时感受来自母校的问候和温暖,也无法实时借助庞大的校友网络,形成互帮互助、情感及经验交融的校友圈。
  目前社交网络(SNS)爆发式的快速发展吸引了所有人的目光,其价值也越来越受到人们的肯定,实名制的社交网络为上述校友信息管理问题带来了新的解决方案。本文就以基于社交网络的校友信息管理系统为研究对象,分析探讨了社交网络对校友信息管理产生的影响和作用,希望能为高校校友信息管理的研究提供一些参考。
  一、基于社交网络的校友信息采集
  据2012年7月发布的第30次中国互联网络发展状况统计报告,SNS的访问率为46.6%,用户规模达到24423.6万人。[1]国外的SNS网站如FaceBook,经过短短几年的发展,已经对整个互联网世界造成了极大的影响和冲击,甚至影响了全球几亿人的生活。SNS网站之所以受到用户如此追捧,是因为它能够通过关系构建一个与自己紧密相关的网络,并且利用这张网将用户黏住,提供用户对关系网的依赖。而校友网络正是社会关系网中最为重要的一种,建立基于社交网络的校友SNS(校友社区)对于校友管理系统的建设、使用和推广是一个崭新的途径。
  目前大多高校的校友办公室在编工作人员通常只有2~5名,而校友少则10万以上,多则过百万,在信息技术如此发达的今天,校友人数以每年万人的数据增长,校友信息在不断变更,如果还是单一的“一对多”的管理模式,势必会给校友管理工作带来不小的压力且效率低下。建立校友社区,将改变以往校友工作人员收集和整理信息的工作模式,从而由校友自己主动提供最新的资料信息。通过校友社区,校友管理系统可以推动校友在线更新个人信息,校友使用不同的功能,系统可以提示相应的信息更新,让校友自然而然地更新信息。
  分析国内高校的现状,校友工作中最困难的就是怎样找回校友。经过对多家高校进行调研,大部分校友会经常出现校友信息失真、凌乱无法整理的情况,校友资源无法正常利用。我们总结国内外高校使用系统的经验,整理出一套可行的方法,先收集现有校友数据:一是通过学校已有系统来收集在校生及毕业生数据(如教学系统、就业系统、离校系统等),二是通过校友组织收集校友数据。然后再将现有校友数据分为三类情况:第一种是有数据有联系方式的;第二种是有数据无联系方式的;第三种是无数据无联系方式的。
  针对第一种有数据有联系方式的,可以通过系统将校友的登录信息直接发给校友(以电子邮件、短信、信函等方式),校友通过获得的登录信息直接登录系统。
  针对第二种有数据无联系方式的,可以通过“芝麻开门”验证身份的形式,校友首次登录需要输入:姓名、性别、生日、证件类型及证件号码、手机号、电子邮件六个必要的信息,系统选择三种认证方式:姓名+身份证号、姓名+电子邮件、姓名+学员号。如果校友提交的其中一项认证方式正确,则可以通过身份认证,其余填的信息则自动更新到其个人档案,作为管理员日后核实其身份真实情况等其它用途使用。
  针对第三种无数据无联系方式的,系统提供三种解决方案:一是通过建立班级联络员体系,通过班级联络员批量完善本班校友信息;二是通过本班校友发出邀请给未登录的校友完善校友信息;三是通过校友在线提交注册个人信息,由管理人员手工核实的方式完善校友信息。通过这些方法,我们就高效、便捷地解决了校友信息管理系统里最为重要的校友数据采集问题,极大地提高了校友会的工作效率。

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